私達の考えるオフサイトミーティングの意義

という経緯から、スパイスファクトリー株式会社グロースチームでは、会社設立以来初となるオフサイトミーティングを開催しました。
社長の思い付き発言により、急遽行うことになったこのオフサイトミーティング。
地代(ちーちゃん)が苦労して行った準備は少し割愛し、オフサイトミーティングとは何か、スパイスファクトリーが思うオフサイトミーティングの意義とは、ということにフォーカスを当ててご紹介したいと思います。

そもそも オフサイトミーティング とは

オフサイトというのは直訳で、「off：～から離れた」　＋　「site：場所・位置」という意味です。
そして「site」が指しているのは、会社や肩書、または組織における各人のポジションとも言うことができます。
このことから、オフサイトミーティングとは即ち、「会社という仕組みから、物理的に、そして役職などからも離れて行う」ミーティングのことだと考えられます。

そこで今回、運営を一任されたグロースチームディレクター地代がミーティング場所として選んだのは、日本橋の本社からは県を超えた神奈川県みなとみらいでした。

「全員がリーダー」を目指して

この初オフサイトミーティングを行った時期は、グロースチームにとって、アルバイトやインターン生、そして社員といった新しいメンバーが増えた時期でもありました。
方針として特に研修期間などを設けていないのに対し、共有しておくべき情報や方法論が多くある状態だったのです。
そういった背景もあり、チーム全体が新しい関係性を築いていくための足がかりとしても、このミーティングは企画されました。

自己組織化によるチームの効率化

私たちは個人で働いているわけではありません。
スパイスファクトリーを支えるチームの一員として在籍しています。
この「チーム」について考えるとき、「自己組織化」は、重要なキーワードになってきます。なぜなら私たちは、受け取った司令を処理するだけの要員ではないからです。
自らを律し、思考し、チームに帰属させる知的労働者であるためには、自ら組織の一部になること、つまり主体性を持ったメンバーとなる必要があります。

メンバー各自が、いま抱えている仕事のリーダーであるという意識を持つこと。それが私たちの掲げる理想のチームです。
新しいメンバーを迎え入れ、最良のチームとして仕事をしていくために、全員が主体的になることを目標として掲げました。

主体性が必要であることの根拠

新しい関係を構築していく上で欠かせないもの。それはお互いが、お互いを知ろうとすることだと考えます。
相手の強みや弱点といった特徴を把握し、チームとして補い合って物事を進めるためには、お互いを十分理解する必要があります。

更に、同じ仕事をしている人はいない。そんな環境の中では、どうしたら円滑に連携することができるのか、それを考えることがとても重要になってきます。
私たちはそれを「それぞれが主体性をもつこと」、つまり全員がリーダーになることだと結論づけました。
なぜなら仕事を行う上で、タスクを依頼したり、進捗を報告したりと、ひとりひとりが自主的に情報を発信しなければならない場面がたくさんあるからです。

横型になりつつある社会背景の中で

縦型から横型になりつつあると言われている社会で、創立からあまり時間の経過していない私たちもまた、チームとしては横型に近い性質を持っています。
「ものづくり」をしていく会社として、ひとりひとりの創造性を発揮できる環境のためにも、必然的にこのような体制になっているとも言えます。

そして横型の組織にはそれに適したコミュニケーションがあり、各自が主体性を持って行動できる組織こそ、「柔軟性を保ちながら安定した、且つ効率的に動けるチーム」だと言えるではないでしょうか。

私たちが行ったオフサイトミーティング

当日は朝の10:30に集合し、それから二次会が終わるまで、10時間以上の時間をチームメンバーで過ごしました。
ここからは、オフサイトミーティング当日に私たちが行ったことをご紹介していきます。

アイスブレイク　ー　自己組織化ゲーム

まずはアイスブレイクとして、「自己組織化ゲーム」を行いました。
これは、リーダーの有無で効率はどう変わるか？ということを体感するための簡単なワークショップです。

１. 全員が椅子から立ち上がり、自分以外のメンバー２人を選びます。
２. 次に、全員が各々選んだ２人と等距離になる場所を見つけ、移動します。
３. その移動にかかったタイムを測ます。

「ひとりがリーダーとなり指示を出した場合」と「リーダーを決めずに全員が考え、自ら移動した場合」、どちらが早く目的を達成できるか？ということを体感できるワークショップです。

▷「自己組織化ゲーム」実際の効果を体感しよう

私たちが行ったときは、特定のリーダーを決めずに全員が自分で考えて動いたほうが短い時間で目的を達成できました。
この結果から私たちは、自己組織化、つまり全員が考えて主体的に動くほうが効率が良いということを学べたのではないでしょうか。

チームについて、会社について知る

次に、グロースチームのディレクターから「そもそもグロースチームってなんだろう？」という話を、そして社長からは「スパイスファクトリーがどのような会社であるか」という話をしてもらいました。
それは、それまでは前提でしかなかったチームの領域や、私たちの仕事、会社の理念についての理解、そして会社の未来について思いを馳せることができた、重要な時間となりました。

次々にやってくるタスクを消化することに必死になっていると、つい見落としがちな本質ですが、本来はそれを意識し続けるべきなのかもしれません。

ひとつひとつのゴールだけではなく、歩んでいる大きな道筋を知る。そうすることによってチームとしてどこへ向かえばよいのかをそれぞれが判断できるようになります。

便利なサイトや新しい手法の説明

その後、最近導入したツールの機能や、コンテンツマーケティングに役立つ方法論などの概要を各メンバーが発表し、その活用方法をチーム全員で話し合いました。

今持っているツールを知ることは、方法を1から10まで教えてもらうのではなく、各自が考えて仕事をすることにとても寄り添ったやり方だったように感じます。

主体的に行動する必要性・ゴールの共有・ツールの紹介を通してそれぞれがリーダーとして自覚を持てる、そんな時間を過ごせたと思います。

今回のオフサイトミーティングの振り返り

では、実際にメンバーはどう感じたのか？
オフサイトミーティングの翌日、参加者全員にアンケートを取りました。

寄せられた意見をいくつかご紹介します。

<良かった点>

• 「新しく入った人にスパイスファクトリーの概要を掴んでもらえたように思う」
• 「雇用されたばかりなので、だれがどんな仕事をしているか、等を再確認することができた。」
• 「他会場の雰囲気も混在していて、社内でやるMTGより特別感を感じられた」

<改善すべき点や気になった点>

• 「もう少しラフな雰囲気で、各メンバーが自由に発言できる雰囲気作りが必要だと感じた」
• 「席替えがあったり、立ったり座ったりワークショップをしたりと動きがあれば楽しみながら新しい意見が出るかもしれない。」
• 「次回はさらにワクワクするような場所で行いたい。」

などが上がりました。

満足度と次回への意欲

満足度についての質問の結果は下図になります。

そして最後に、次回開催への意欲を質問しました。

満足度自体は思ったよりも芳しくなかったったものの、全員が「機会があればまた開催したい」と思っていることがわかりました。
このアンケート結果は、「今回はあまり満足の行くものではなかったかもしれないけれど、オフサイトミーティングという方法には意味がある」と皆が感じていた、ということを示しているのではないでしょうか。

また、「次はこうしたら良いのでは」という意見が多数上がりました。これは、全員が主体的に、という今回のオフサイトミーティングの趣旨が共有でき、それを実践しようとそれぞれが考えたのだと感じます。

私たちは新しいチームとして、ひとつスタートを切ることができました。

まとめ

オフサイトミーティングはスパイスファクトリーにとって初めての試みであり、終わるまでは本当の目的やその効果は分かりませんでした。
にもかかわらず、新しいメンバーも自信を持って主体的になるための、そしてお互いをもっと理解するための第一歩になったのではないかと、チームの一員として感じています。

そして、これからもこのような機会を継続的に企画・開催して行けたら良いなと思います。

臆せずメンバーと関わり合うこと、そして改善に向けての提案をできる環境を作ること。
それは結果として、より良い「ものづくり」に繋がっていくのだと確信しています。

これからも私たちは変わり続けていくでしょう。人が増え、席替えをし、環境が変わることもあります。
仕事が増えたり、種類が変わることもあるかもしれません。なぜなら、私たちは新しいことに挑戦していくからです。

だけどチームは変わりません。どんな状況でも、どんなメンバーでも、最高のチームでいるためにオフサイトミーティングがあるのではないでしょうか。

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