ベンチャー企業の私たちがコスト削減＋生産性UPのために取り組んだ7つの実例と愛用クラウドサービスのご紹介

2016年3月に「自由闊達にして愉快なる理想工場の建設」を社是に掲げ立ち上げたスパイスファクトリーも、おかげさまで無事三期目をスタートさせることができました。

新しい技術への積極的な挑戦や、業界で馴染みのない契約スタイルの確立、開発プロセスの独自化など非常に多くのチャレンジができ、100点満点に近い2年だったのではないかと思っております。

また、オフィスづくりやバックオフィスまわりでもレガシーコストの無いスタートアップという環境を活かし、常にスタッフ皆でアイデアを出し合いながら様々なチャレンジをして参りました。

そうした弊社の挑戦の中から、特に効果的だと感じた私達の取り組みやその方法について共有致します。

まずは「愉快なる理想工場」に向けたオフィスづくりから

立地選びからこだわり、オフィスは徹底的に無駄なスペースを省くというスタイル。
一見「なんだか味気ない……」と思われそうですが、弊社のオフィスにはなんとも言えないあたたかみがあります。

安さだけでない、アクセスの良さも念頭に置いた立地選び

オフィスエリアについては会社ごとに色々な考え方があるかと思いますが、私たちは東京23区内で極力コストは削減しつつ、人材採用に不利にならないようなアクセスの良い場所を探していました。

立地によるブランディングの観点から見ると、私たちのようなベンチャー企業では露出のほとんどがウェブなので、エリアよりも内装（いわゆる“フォトジェニック的”）を重視すべきだと考えました。

現在オフィスを構えている小伝馬町/人形町エリアは都内で最も平均坪単価が安いエリアです。
しかもJR線/日比谷線/都営新宿線/都営浅草線と4路線も通っているため、まさにぴったりの場所を見つけることができたのではないかと思っています。
しかしながら丸の内・大手町の「ぶっちぎり感」、すごい！

エントランスや会議室を一切設置しない

社内は簡単なミーティングスペースのみ設置し、来客があった場合は徒歩数分の距離にあるレンタルオフィス「MEET UP SPACE」を活用しています。

これにより一般的にオフィス全体の2~3割の面積を占めていると言われている「エントランスと会議スペース」が無くなり、ほぼ100％執務スペースとなるため、効率的にオフィスが使えるようになります。

造作コストの削減ももちろんですが、必要スペースが少なくなるため、かなりのコスト削減に繋がります。
また、スタッフが来客対応をしなくても良いので業務効率化にも寄与しています。
（とはいえ、これはたまたま近くに常駐スタッフ付きで条件の良いレンタルスペースがあっただけ。次の移転の際にはエントランスを作っているかもしれません）

築浅イコール良い、という固定概念を捨てる

個人的な考えですが、築年数が古いオフィスビルでも、内装に手をかければ途端にあたたかみのある空間となります。
年季の入った建物は耐震基準などの問題があるので、地震などの天災リスクをどう考えるか分かれるところだとは思いますが、私自身は築年数よりも「天井高」にこだわりました。

弊社オフィスは2.8メートル以上の天井高があります。この天井はあえて剥き出しのまま。そしてライティングに手をかけただけで驚くほどカッコよくなりました。

ちなみに、弊社スパイスファクトリーは築60年のかなり年季の入ったビルにオフィスを構えています。
単純に古い建物というわけではなく、日本橋周辺で活躍しているアーティスト集団が、デザインリノベーションを行ったビルです。
ヴィンテージテイストが大好きな私にとってはたまらない物件です！

スタッフ全員でDIYに取り組む

エントランスと会議室が無いので素人には工事が難しい「間仕切り」をする必要がなくなり、オフィスDIYのハードルが下がります。

私たちはものづくりが大好きなスタッフが集まっているので、DIYの工程そのものも楽しみながら取り組むことができました。
デスクやOAラックなどもDIYしており、イラスト作成が得意なスタッフが大活躍しています。

ちなみにオフィスDIYを行うときに大切なことはデザインコンセプト。
弊社は「NYブルックリンスタイル」を基本とし、3階はアートギャラリー風の「FACTORY」、4階は実験室をイメージした「LABO」と各階におおよそのコンセプトを設け、インテリアをチョイスしています。

自由闊達に働ける環境か？自問自答を繰り返したバックオフィスの体制づくり

外部パートナーをフル活用

経理や給与計算などのノンコア業務については、徹底的に税理士/社労士/弁護士などの外部パートナーに依頼しています。

まだまだ発展途上ではありますが、後述するITツールをフル活用して、スタッフがノンコア業務に従事する時間を極力減らすようにしています。

外部パートナーの皆さまにもいろいろとご協力いただきながら試行錯誤している段階ではありますが、「従業員100名でも事務スタッフゼロ」を目標に日々皆で努力しています。

電話機のないオフィスに

会社の代表電話は電話秘書サービスに転送されており、お電話で要件をお聞きしたあとは個人携帯に転送されるようになっています。

電話でのやりとりが極端に少ない業種であるからこそできることではありますが、最大の利点は生産性の効率化にあります。

「電話がならない」オフィス環境は思ったよりすごく快適です。
集中力を維持しやすい他、テレアポ対応などでスタッフが時間を割かれることもなくなります。
また、電話を設置する必要が無いのでデスク周りもスッキリとしています。

生産性に直結する部分は投資を惜しまない

仕事時間の大分部を過ごすデスク、椅子、ディスプレイなどは生産性に直結するため創業当初から投資を惜しみませんでした。

デスクは高級木材のナラの木を使用し、横幅も大きくゆとりを取っています。
椅子は定価16万円のリープチェア（の新古品を安く仕入れております！）。
その他にもリラックスするためのコーヒーマシンや加湿器、ダーツなど、パフォーマンスに直結する部分はむしろ投資するようにしています。

スパイスファクトリーが導入しているクラウドサービス

コスト削減の事例に続いて、弊社が導入しているクラウドサービスのご紹介をさせて頂きます。

Slack

IT業界のデファクトスタンダードになりつつあるSlack。
弊社も徹底的に活用しています。

特におすすめなのが勤怠管理をSlackで行うこと。
スタッフが出退勤の際に専門のチェンネルに投稿すると、「ミヤモトさん」という絶妙なネーミングのボットが勤務時間を集計してくれます。

また弊社はここから更に

1. 独自script作り勤怠表を所定の形式にそって自動出力
2. 給与計算を行う担当社労士に提出する

ここまでを自動化しております。

またクライアントもSlackを社内SNSツールとしている所が多いので非常に助かっております。

Gsuite

Gsuiteもかなりポピュラーですが非常に便利。
メール/カレンダーはもちろん、スプレットシートやドキュメントも今更手放せないほど徹底活用しています。

最近リリースされた「チームドライブ」により、一般的なファイルサーバーのような使い勝手で資料を管理できるようになったので、さらに使いやすくなりました。

SmartHR（スマートHR）

最近、知人にもおすすめしているプロダクト、SmartHR（スマートHR）。

従業員情報を安全にクラウドで管理できるのはもちろん、入退社や、住所変更などの各種手続きと連動している優れモノのプロダクトです。

APIも公開されているので、時間がある時に自社で色々開発してみるつもりです。

MISOCA

MISOCAも素晴らしいプロダクト！

見積もりから発注書・請求書発行までの一連の流れを管理できるクラウドツールなのですが、一番嬉しいのは「請求書の郵送依頼機能」です。

創業間もないときに一番苦痛だったのは、
請求書を印刷して、捺印して、封筒に詰めて、宛名を書いて、切手を貼って、ポストに投函……という一連の請求作業でした。

これがクリック1つで、しかも1通あたり160円という低価格で代行してくれます。

売上情報なども一元管理できるため、会計事務所との連携もスムーズになります。

wrike

プロジェクト管理ツールとして導入しているwrike。

BacklogやJIRAなどいろいろなツールを試しましたが、UI/UXの秀逸さとレポート機能の充実さからwrikeを選択しました。

各タスクにそれぞれのメンバーがどのくらいの作業時間がかかっているかトラッキングすることが可能なので、作業効率アップに向けた意識向上に大きく役立っています。

esa.io

esa.ioはノウハウを共有するwikiのようなドキュメント管理ツールです。

SlackとGsuiteチームドライブの隙間を埋めるような形で、技術的なノウハウ共有や社内ルールの周知や業務マニュアル管理に活用されています。

弊社ではツール導入直後から活発に書き込まれており、導入後2か月で100件ほどの情報が投稿されています。

コスト削減+生産性アップの取り組みを振り返って

私個人としては2005年から会社の経営に携わり、バイアウトしてからの2回目の起業です。

13年前と比べるとクラウドツールやレンタルオフィス、秘書サービスなど、バックオフィスを支援するサービスの進化は目覚ましいものがありました。

常に最新の情報をキャッチアップしていきながら試行錯誤を繰り返し、高い生産性とコストマネジメントを実現する。
そしてその分社員の給与水準を上げ、利益面でも株主に貢献できる会社となるよう本年も尽力していきたいと強く感じております。

良いサービスやツールなどがあればぜひご紹介ください！

本年もよろしくお願いいたします。