当社の採用管理システム（ATS）としてのHubSpot運用事例

クライアント企業のデジタルトランスフォーメーションを支援するスパイスファクトリー株式会社マーケティング担当松田です。

当社は自社の採用管理においてHubSpotをATS（採用管理システム）として導入・運用しております。
こちらの記事では、実際にHubSpotを用いてどのようなフローで採用管理を運用しているかについて紹介します。

Contents

1 HubSpotとは？
2 HubSpotをATSとして導入する以前の採用管理体制と課題
- 2.1 当時の採用管理課題
3 ATSとしてHubSpotをどのように運用しているか
4 HubSpotをATSとして運用したメリット

HubSpotとは？

「HubSpot」とは、現在120カ国以上86000社以上の中小企業から大企業まで、幅広い業種で導入されているインバウンドマーケティング&セールス用ソフトウェアです。

HubSpotそのものについてはHubSpot(ハブスポット)とは？インバウンドマーケティングと主な機能を徹底紹介！で詳細を解説しております。

HubSpotをATSとして導入する以前の採用管理体制と課題

HubSpotをATS（採用管理システム）として導入する以前の応募者管理は、全てGooglespreadsheetで行っていました。
創業当初は大きな問題はなかったものの、応募人数が増えてからは徐々に課題が発生してきました。

当時の採用管理課題

spreadsheetで管理を行っていた当時の課題は以下の通りです。

書類選考依頼・リマインドに手間がかかる
応募者の書類・面接ログなどの情報が一元管理されていない
応募者のステータス管理が手動の為時間がかかり、またミスが生じやすい
選考の通過率、辞退率などの採用データ分析に時間がかかる

上記課題を解決すべくHubSpotにて諸々の設定を行い課題解決に向けて動きました。

ATSとしてHubSpotをどのように運用しているか

現状、どのようなフローでHubSpotをAISとして運用しているかについて、以下に記します。

応募者のステータス別の状況把握は「取引」にて管理

応募者の選考ステータスについてはHubSpotの「取引」で管理します。
本来は収益の予測や営業プロセスの阻害要因の特定等に利用する機能ですが、この「取引」で採用専用のパイプラインを設けることで、応募者のステータス状況を可視化することができます。
また、応募者名をクリックすると応募者に関する情報が見れるように設定しています。

選考担当者への応募通知はSlack自動通知で対応

続いて、人事と選考担当者の連携についてです。
応募者の情報がHubSpot上に登録されると、Slackの採用専用チャンネルに自動で通知が飛ぶようにしています。

Slackにメッセージが飛ぶことで、該当の自動通知メッセージのスレッドで、人事担当者と選考担当者がやりとりを行うこともできるので、コミュニケーションコスト削減にも寄与しています。

選考担当者へのリマインドは「ワークフロー」で自動化

また、「取引」の特定のステータスから24時間以内に変動がない場合、Slackの採用専用チャンネルに自動でリマインドが行きます。
これまでの人事担当者の手作業でのリマインドがなくなり、大きな負担軽減につながっています。

選考段階での社内連携はHubSpotの「取引」のコメントで管理

取引にて応募者の情報や、面接を行った担当者によるコメントなどを一つの場所に収める事ができます。

また応募者とのメールのやりとりは、HubSpotのコンタクト情報も紐づくようにしているため過去のやりとりについてもHubSpot上で確認可能です。
尚、応募者に関する情報は基本的には人事担当者、選考担当者しか見れないように制限もかけています。

人事担当者への面接設定依頼もSlack自動通知で対応

人事担当者への面接設定依頼もSlack自動通知で対応します。
選考者が応募者の「取引」のステータスを選考結果に応じて変更すると、そのままSlackの人事専用チャンネルに通知が飛び、その通知を基に人事担当者が次のアクションに入ります。
また、面談日程などの調整は、Googleカレンダーと同期したHubSpotのミーティングリンクを用います。
URLを応募者にお伝えし、採用面談の希望日を空き状況から選択して頂きます。