HubSpotで見積書を作成する方法とは？活用例とあわせて解説

HubSpot に見積機能があることはご存じでしょうか。
見積機能の存在は知っているものの。使い方が分からないという方も多いのではないかと思います。
スパイスファクトリーでは、HubSpot の認定プロバイダーとして、多数の企業へ HubSpot導入を支援しています。
今回は、認定プロバイダーとしての当社の知見も踏まえ、HubSpot で見積書を作成する方法や活用例をご紹介します。

HubSpotの見積機能を活用すべきケース

まずは、どんなケースでHubSpotの見積機能を利用すべきかご紹介します。

見積書が一元的に管理されていない場合

顧客管理システムを導入しているものの、見積書は Excel などを利用して個別作成しているという企業も多いのではないでしょうか。
このような場合、どの顧客にどのような見積書を作成しているか、全体像の把握がしにくくなります。

顧客情報や商談情報に加え、見積書についても HubSpot で一元的に管理することは有効です。
これにより、顧客に対してどのような商談が行われており、またどのような内容の見積書を作成しているかといった営業に関するすべての内容をまとめて把握しやすくなります。

見積書の作成作業を効率化したい場合

見積作成の際には顧客情報やこれまでの商談・交渉内容などを確認しながら進めることになります。
見積書に誤りは許されませんので、手作業で作成を行う場合には十分なチェックも必要です。
また、担当者ごとに Excel で見積書を作成している場合、見積書のデザインやテンプレートが定まっておらず引継ぎ時に手間がかかることも。

HubSpot を利用した見積書の作成により、CRM からの顧客情報の引用など簡単な操作で間違わずに見積書を作成できるほか、テンプレートの活用など作業の効率化も可能となります。

顧客へのフォローアップを効果的に実施したい場合

見積提出後のフォローアップのやりやすさという観点でも、HubSpot の活用が有効です。
ついつい忙しくて見積提出後のフォローが十分に行えないといった経験がある方も多いと思います。

HubSpot で見積書を作成する際に、フォローアップを託すとして自動登録することができます。
これにより社内での情報共有も実施しやすくなり、組織としてフォロー体制を構築しやすくなります。

HubSpot見積機能のメリット

ここでは、HubSpotの見積機能におけるメリットをご紹介します。

商談と見積の一元的な管理

HubSpot では、顧客情報、商談情報、見積書のデータをすべて紐づけて管理できます。
また、顧客や商談情報と絡めて、これまでの見積書の履歴も追うことができるため、たとえば顧客の担当者が変わった際でも簡単にこれまでのデータを追うことができます。

見積書作成の効率化

顧客情報の管理機能を備える HubSpot では、見積書の作成において顧客や商談の情報を引用して自動入力することができます。
これにより記入ミスなどを減らしつつ、効率的な見積書作成を実現できます。
作成にあたっては、見積書のテンプレートを選択の上、フローに沿って項目を入力していくだけでスピーディに作成することができます。

効果的なフォローアップの実現

上述のとおり、HubSpot で見積書を作成すると見積書送付後にフォローアップするためのタスクを自動作成できます。
これにより、顧客へのフォローを忘れることなく対応することができます。
具体的なフローについては、後述する「HubSpot で見積書を作成・送付する方法」にてご紹介いたします。

HubSpotの見積機能利用時の注意点

一方で、HubSpot の見積機能を利用する際には、以下の点について抑えておく必要があります。

製品ライブラリーでの製品管理が必要となる

HubSpot の見積書では、製品ライブラリーの「製品」として登録されたものを見積内容の品目として反映する形となります。
そのため、前提として製品ライブラリーで製品を管理する運用が必要となります。

なお、製品ライブラリーでは、商品名や説明、価格、在庫数などの情報を登録することができます。
自社製品を製品ライブラリーで一括管理することで、製品に関する情報の一元化や製品のライフサイクル管理にも活用できます。

月額利用料が必要な場合がある

HubSpot の見積機能は基本的に無料プランで利用できますが、見積書の有効期限を自動設定する機能は Sales Hub の Professionalプランと Enterpriseプランでのみ提供されているなど、一部に制限があります。

機能には制約もある

HubSpot の見積機能は、レイアウトや項目の変更など、ある程度のカスタマイズが可能ですが、ニーズによっては対応できないことも。
また見積書に反映したい指定の通貨についても一部対応していないものがあります。
ただし、これらの制約は一般的な用途では問題にならないケースが多いといえます。

なお、HubSpot には見積書の作成機能は用意されていますが、発注書や請求書などの作成機能はありません。
これらの作成においては、別途システムやツールを利用する必要があります。

HubSpotで見積書を作成・送付する方法

以下では、HubSpot での見積書の作成から送付を行うまでの方法と、フォローアップタスクの機能についてご紹介します。

見積書を作成し、送付する

まず、HubSpot の「セールス」メニューから「見積もり」を開きます。
次に、画面右上に表示される「見積もりを作成」をクリックすると、新たな見積書の作成を開始することができます。

次に、「取引を選択または作成」から見積書を作成したい取引を選択します。

画面右下の「次へ」をクリックします。

「見積もり名」を任意の見積書の名称に変更します。

「購入者へのコメント」欄を利用することで、見積書を提示する相手に向けて任意のコメントを記載することができます。
とくにコメントを記載する必要がなければ空欄のままで問題ありません。

「購入条件/期間」は、商品の購入条件や商品の利用期間などについてのコメントを記載することができます。
同様に、購入にあたってとくに条件などがなければ空欄のままで問題ありません。

それぞれ記入が完了したら、画面右下の「次へ」をクリックします。

「見積もりに記載」に表示されるコンタクトは、取引に紐づいているコンタクト（取引先）です。表示されている内容が見積書を送りたい顧客と一致しているかどうかを念のため確認しましょう。もし違っていた場合、コンタクトをクリックして見積書を送りたいコンタクトを選択してください。

次に、「会社を追加」から見積書を送りたい顧客が所属している会社を選択します。

画面右側で会社を選択したら、「次へ」をクリックします。

「保存」を押します。

それぞれ記入が完了したら、画面右下の「次へ」をクリックします。

「作成者情報」および「作成者の会社情報」には、見積書を送信する担当者の名前および会社情報が表示されます。
担当者や会社名が正しいかを確認してください。

次に、見積に含める商品項目を選択します。
「製品ライブラリーから選択」をクリックし、見積書に記載する商品を選択し、「追加」をクリックします。
前述のとおり、見積対象とする製品をあらかじめ製品ライブラリーに登録しておく必要がありますので、注意しましょう。

「製品ライブラリーから選択」をクリック。
右の「カスタム商品項目を作成」を押すことで、新規で製品を作成し登録することができます。

該当の製品をクリックします。

「追加」をクリックします。

見積書に記載したい商品をすべて追加したら、画面右下の「次へ」をクリックします。

最後に、見積書の確認を行います。
これまで設定してきた内容が正しく見積書に反映されているかを確認し、問題なければ「見積もりを公開」をクリックします。

作成した見積書を Eメールで送信する場合は「見積もりを含む Eメールを作成」をクリックすると、このまま見積書を送付することもできます。
Eメールを送信する宛先が見積書を送付したい顧客になっているかを念のため確認しましょう。
また送信者が見積書を送付する担当者になっているかも確認しましょう。

フォローアップのタスクを管理する

見積書を Eメールで送付する際に「フォローアップタスクを作成」にチェックを入れておくと、取引のアクティビティとしてフォローアップタスクが作成されます。フォローアップタスクを作成し担当者にリマインドを送信したい場合はチェックを入れておきましょう。

「フォローアップタスクを作成」の右側にある日付は、フォローアップタスクの期日です。フォローアップを実施すべきタイミングを考慮して期日を設定します。

上記が完了したら、Eメールを送信しましょう。
なお、作成したフォローアップタスクは取引のアクティビティから確認できます。フォローアップタスクの期日にリマインドメールを担当者に送信したい場合は、こちらから設定できます。

たとえば、「リマインダー」を「タスクの期限時」に設定すると、タスクの期日までにタスクが完了していなければリマインドメールが担当者に届きます。

HubSpotの見積機能で業務改善につなげよう

見積作成は営業活動のなかでも重要なプロセスです。
見積書に誤りがあっては、取引先とのビジネス上の信頼関係は失われてしまうといっても過言ではないでしょう。

HubSpot の見積機能を使うことで、ミスのない見積書の作成や作業効率の向上に加え、顧客情報の一元管理を実現できます。
一方で、HubSpot では発注書や請求書の作成に対応していない点については注意しましょう。

スパイスファクトリーでは、HubSpot の認定プロバイダーとしてこれまでさまざまな企業に対して HubSpot の導入や運用のサポートを行ってまいりました。
HubSpot の導入から運用までご支援を承っておりますので、HubSpot の導入や活用にお悩みの方は、お気軽にお問い合わせください。

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